Para aproveitar ao máximo a página Contabilidade, há algumas coisas rápidas que você deve fazer antes de começar a usá-la. Isso ajudará a automatizar seu fluxo de trabalho de conciliação e economizará muito tempo e esforço no futuro.
Página de Integrações
Se você usa NetSuite, Xero ou QBO como ERP de sua preferência, navegue até a página Configurações de Integração no menu suspenso de engrenagem no canto superior direito da tela. Se você não usa nenhuma dessas três integrações, pode pular esta etapa. Também há a opção de integrar o DDA nesta página, para fácil acesso aos seus boletos que poderão ser visualizados na tela de Pagamentos.
Selecione a opção de integração com ERP que você utiliza e siga os passos para conectar. Você pode começar com o Bank Feeds ou o Expense Sync e habilitar o outro depois, a ordem não importa.
⇾ Clientes do QuickBooks e do Xero precisam apenas fazer login em suas contas usando suas credenciais para se conectar.
⇾ Clientes do NetSuite precisarão habilitar algumas configurações do SuiteCloud, instalar um pacote e fazer login usando credenciais de administrador. Um tutorial passo a passo de conexão será exibido e mostrará exatamente o que fazer, e usuários sem conhecimento técnico poderão concluir a conexão com o NetSuite em 10 minutos.
Após conectar seu ERP, role para baixo até a seção Contas, abaixo da sua integração, e conecte cada uma das contas bancárias disponíveis que você usa na Jeeves. Ao conectar suas contas, você será solicitado a conectar-se a uma conta contábil existente em seu ERP ou criar uma nova. Se você já utiliza uma conta em seu ERP para conciliar suas transações na Jeeves, selecione-a no menu suspenso "Conectar uma conta contábil existente". Caso contrário, selecione "Criar uma conta contábil" e criaremos uma nova conta contábil para essa conta bancária, para conciliação em seu ERP, após você nos fornecer o nome e o número da conta contábil que deseja usar.
Depois de habilitar o Bank Feeds e o Expense Sync para todas as suas contas disponíveis, você terá concluído a configuração da integração do ERP.
Configurações
1. Importe seus códigos GL e listas de fornecedores
Para poder codificar suas transações com as contas contábeis, códigos fiscais e fornecedores que correspondem corretamente ao seu ERP, primeiro precisamos criar essas listas. Se você já conectou seu ERP por meio de uma integração, importamos essas listas automaticamente para você. Para usar sem ERP conectado, será necessário realizar essa personalização para que possam atingir o melhor potencial dessa nova ferramenta.
Acesse a opção "Regras contábeis" no menu suspenso de engrenagem no canto superior direito da tela. Como alternativa, na página "Contabilidade", acesse o botão "Configurar regras contábeis" na parte superior da página.
No submenu do lado esquerdo da página Contabilidade, você encontrará três abas:
⇾ Códigos GL
⇾ Taxas de imposto
⇾ Fornecedores de ERP
Cada aba representa uma lista que você pode personalizar com base no que deseja disponibilizar na sua configuração de Contabilidade. Você tem duas maneiras de adicionar valores a essas listas:
- Importar uma lista: Baixe nosso modelo .csv, preencha seus valores e carregue o arquivo usando o botão Importar.
- Adicionar manualmente: Use a interface para inserir os valores um de cada vez.
💡 Dica: Certifique-se de que os valores nessas listas correspondam aos do seu sistema ERP. Isso garante uma conciliação mais tranquila posteriormente.
Depois de adicionar os valores da sua lista, você pode controlar a visibilidade deles. Se não quiser que um valor apareça nos menus suspensos, basta desativá-lo. Ele não será excluído, apenas ocultado.
2. Revise o mapeamento
Depois que todas as suas listas de campos de Contabilidade forem criadas, navegue até o submenu "Regras de mapeamento" no lado esquerdo da página. É aqui que você pode configurar regras de automação que otimizam o preenchimento de dados na página de Contabilidade.
Existem dois tipos principais de opções de mapeamento disponíveis. O primeiro é o Mapeamento de Categoria Jeeves, projetado especificamente para transações com cartão. Nesta aba, você pode associar os MCC (Códigos de Categoria do Comerciante) dos comerciantes com os quais você realiza transações a um código contábil. Sempre que você fizer uma transação com um comerciante que se enquadre nessa categoria de MCC, preencheremos automaticamente esse código contábil para você na página Contabilidade.
A segunda opção de mapeamento permite criar regras com base em comerciantes ou fornecedores específicos. Para cada um, você pode definir qual código contábil, alíquota de imposto e fornecedor de ERP devem ser aplicados. Esses mapeamentos ajudam a automatizar totalmente a aba Contabilidade, preenchendo previamente os campos corretos para cada vendedor ou fornecedor com quem você negocia.
Se você ainda não criou manualmente um mapeamento para uma transação, o sistema tentará aplicar automaticamente os campos apropriados (como código contábil, alíquota de imposto ou fornecedor do ERP) ao sincronizar ou exportar uma transação marcada como pronta. Isso ajuda a reduzir a necessidade de configuração e manutenção manual.
Personalizando a página de contabilidade
Antes de começar a conciliar as transações, reserve um momento para personalizar a página Contabilidade para corresponder ao seu fluxo de trabalho. Navegue até a página Contabilidade e selecione o botão Colunas próximo ao topo da página.
Isso abrirá um menu suspenso mostrando todas as colunas disponíveis na tabela.
⇾ No lado esquerdo do menu suspenso, você pode arrastar e reordenar as colunas para priorizar as informações necessárias.
⇾ No lado direito, use os botões de alternância para mostrar ou ocultar colunas, conforme necessário.
Essas personalizações são exclusivas para o seu perfil de usuário, portanto, personalize-as de acordo com as suas necessidades. Essas personalizações também serão refletidas em todas as exportações que você fizer, reduzindo a necessidade de formatar manualmente todas as exportações feitas na aba Contabilidade.
Agora que você terminou de configurar e personalizar sua página de Contabilidade de acordo com suas necessidades, está pronto para começar a codificar e reconciliar todas as suas transações do Jeeves!
Como exportar suas transações
Para registrar uma transação para reconciliação, você deve primeiro preencher as informações necessárias na linha da transação. Normalmente, isso inclui o fornecedor e o código GL com as quais você fará a reconciliação.
Também há campos não obrigatórios disponíveis: Categoria Jeeves, Código Tributário, Departamento e Local. Você pode preenchê-los conforme necessário e se você tiver criado mapeamentos para esses campos nas suas Configurações Contábeis, eles serão preenchidos automaticamente.
Alguns recursos úteis na página Contabilidade que você pode usar para preparar suas linhas de transação incluem:
- Clique e arraste a tabela ou role para a esquerda e para a direita para ver todos os campos disponíveis
- Use a Busca no canto superior direito, ao lado de Reservar, para encontrar facilmente Estabelecimentos e Valores
- Use os Filtros no canto superior esquerdo da tabela para refinar as transações exibidas, incluindo a visualização de transações Reservadas anteriores
- Use as caixas de seleção no lado esquerdo da tabela para selecionar e editar linhas de transação em massa, em vez de selecionar os campos individualmente na tabela
Após inserir as informações necessárias, você verá o botão "Marcar como pronto" no lado direito da tabela. Clicar nele marca a transação como totalmente concluída e pronta para reconciliação.
Você também pode marcar várias transações como prontas de uma só vez usando a barra de ferramentas de ação em massa, marcando as caixas de seleção no lado esquerdo da tabela.
Após uma linha de transação ser marcada como Pronta, duas novas opções aparecerão abaixo do botão Reservar, no canto superior direito da página: Sincronização Pronta e Exportação Pronta.
- Sincronização Pronta disponível para usuários integrados, iniciará a sincronização com o seu ERP conectado, criando o registro da transação para você.
- Exportação Pronta disponível para todos os usuários, esta opção exportará todas as transações "Prontas" em um arquivo .csv chamado Exportação Universal. Também alterará o status da linha da transação para Reservada, indicando que a transação foi processada e não precisa mais ser editada ou reconciliada.
Nota:
As opções “Exportar tudo” e “Exportar selecionados” (encontradas no botão Reservar e na barra de ferramentas de ação em massa) também exportam linhas de transação para um arquivo .csv, mas não atualizam o status para Reservado e podem ser usadas independentemente do status atual da transação.
Um rápido resumo das etapas necessárias para preparar as transações para reconciliação:
- Preencha os campos de informações dos itens de linha: eles são preenchidos automaticamente se você tiver mapeamentos criados nas Configurações Contábeis.
- Marque as transações preenchidas como Prontas para reconciliação.
- Escolha Sincronização Pronta ou Exportação Pronta no botão Livro para concluir o fluxo de trabalho e marcar as transações como Reservar.
Em caso de dúvidas, entre em contato conosco através do email suportebrasil@tryjeeves.com