Sabemos que gerenciar os gastos de equipes ao redor do mundo, respeitando as políticas de viagens e despesas, pode ser bem complicado. Por isso, estamos introduzindo as Políticas de Despesas, uma funcionalidade que veio para ajudar as equipes globais a lidarem com isso.
Com essa novidade, os administradores agora têm a capacidade de:
1. Coletar recibos, notas fiscais e faturas em certas compras
- Administradores podem exigir recibos e notas para compras com o cartão Jeeves acima de determinados valores
- Administradores podem exigir faturas e notas para transferências do Jeeves Pay acima de certos valores
Assim que você ativar a política de despesas e definir os valores, a seguinte notificação aparecerá no próximo pagamento com cartão ou para fornecedor:
⇾ Pagamento com cartão: Recibo e observação são obrigatórios para esta transação
⇾ Pagamento para fornecedor: Fatura obrigatória para pagamentos acima do “valor definido"
2. Controle de despesas em toda a empresa
As transações que exigem atenção serão marcadas na seção "Precisa de Atenção" da plataforma até que a documentação necessária seja fornecida. Isso permite que as equipes financeiras acompanhem de forma eficiente quais transações necessitam de recibos ou notas.
3. Enviar lembretes por e-mail aos funcionários para coletar informações ausentes
Quando uma transação é destacada na seção dedicada "Precisa de Atenção" no painel, o responsável receberá uma notificação por e-mail lembrando-o de enviar as informações ausentes. O e-mail incluirá um link para enviar a documentação necessária diretamente, eliminando a necessidade de fazer login ou seguir um processo complexo.
Outras funcionalidades adicionais
- Administradores e gerentes podem visualizar facilmente as transações dos membros da equipe que precisam de atenção e enviar lembretes por e-mail com um único clique para garantir a conformidade rápida.
- Administradores e gerentes receberão resumos semanais por e-mail sobre as transações que precisam de atenção.
- Eles podem fornecer motivos para a ausência de recibos, como perda do recibo ou falta de fornecimento pela empresa.
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