La función de Reembolsos permite que los empleados soliciten el reembolso de gastos de negocio pagados con su tarjeta personal. En lugar de gestionar los reembolsos manualmente a través de correos o hojas de cálculo, Jeeves ofrece un flujo de trabajo optimizado donde los usuarios envían solicitudes de reembolso directamente en la plataforma.
Las solicitudes siguen el flujo de aprobación configurado por tu empresa y, una vez aprobadas, los fondos se transfieren a la cuenta bancaria personal del empleado a través de Jeeves Pay.
Cómo funcionan los reembolsos
El empleado envía una solicitud de reembolso con sus datos.
- La solicitud sigue el flujo de aprobación de la empresa.
- Un aprobador revisa la solicitud, solicita más información, la aprueba o la rechaza.
- Una vez aprobada, el reembolso se:
- Paga automáticamente a través de Jeeves Pay, o
- Se registra como pagado externamente (por ejemplo, nómina u otro sistema de pagos)
Los empleados pueden dar seguimiento al estado de su reembolso en cualquier momento desde la sección Reembolsos.
Enviar una solicitud de reembolso (empleado)
Para solicitar un reembolso por un gasto pagado de tu bolsillo:
Inicia sesión en tu panel de Jeeves y ve a la pestaña Reembolsos
- Selecciona Crear reembolso
- Agrega los datos de tu cuenta bancaria
- Agrega tu información de contacto
- Revisa cuidadosamente la información
- Activa el interruptor de confirmación: “Verifico que la información anterior es correcta”
Después de enviarla, tu solicitud se enviará al/los aprobador(es) configurados para su revisión.
Revisar y aprobar reembolsos (admin/aprobador)
Una vez enviada, un administrador de la empresa o un aprobador designado puede revisar las solicitudes desde:
Bandeja de entrada → Reembolsos
Desde ahí, los aprobadores pueden:
- Solicitar información adicional (si falta algo o no es claro)
- Aprobar o Rechazar
Cuando un reembolso es aprobado, los pagos pueden gestionarse de una de estas dos maneras:
- Automáticamente a través de Jeeves Pay
- Registrado como pagado externamente (para reembolsos procesados fuera de Jeeves, como nómina)
Los administradores pueden ver todos los reembolsos aprobados y procesados en:
Reembolsos → Todos los reembolsos
Para facilitar operaciones más eficientes, Jeeves también permite:
- Exportar reembolsos a CSV
- Realizar acciones masivas (para procesar más rápido en volumen)
Estados de reembolso
Las solicitudes de reembolso pueden mostrar los siguientes estados:
- Pendiente de aprobación → En espera de revisión
- Aprobado → Aceptado y programado para pago/procesamiento
- Rechazado → Rechazado por un aprobador
- Pagado → Los fondos se transfirieron correctamente
Controles y permisos de administrador
Los administradores de la empresa pueden controlar qué usuarios pueden acceder a las solicitudes de reembolso. Este permiso se gestiona desde la página de Equipos, lo que le da al equipo de finanzas un control preciso sobre quién puede ver la información de reembolsos.
También es posible asignar a un usuario con el rol de Contador (Bookkeeper) como aprobador de reembolsos, dependiendo del flujo de trabajo de tu empresa.
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