Para sacarle el máximo provecho a la página de Contabilidad, hay algunas cosas rápidas que debes hacer antes de empezar a usarla. Esto te ayudará a automatizar tu flujo de trabajo de conciliación y te ahorrará mucho tiempo y esfuerzo en el futuro.
Sección de Integraciones
Si utilizas NetSuite, Xero o QuickBooks como tu ERP preferido, navega a la página de Configuración de integración en el menú desplegable del engranaje en la esquina superior derecha de la pantalla. Si no utilizas una de estas tres integraciones, puedes omitir este paso.
Elige la opción de integración de ERP que utilices y sigue los pasos para conectar. Puedes empezar con las Alimentaciones bancarias o la Sincronización de gastos y habilitar la otra después; el orden no importa.
⇾ Los clientes de QuickBooks y Xero solo necesitan iniciar sesión en sus cuentas con sus credenciales para conectarse.
⇾ Los clientes de NetSuite deberán habilitar algunas configuraciones de SuiteCloud, instalar un paquete e iniciar sesión con credenciales de administrador. Aparecerá un tutorial de conexión paso a paso que te mostrará exactamente qué hacer, y los usuarios no técnicos podrán completar esta conexión de NetSuite en 10 minutos.
Una vez que hayas conectado tu ERP, desplázate hacia abajo hasta la sección Cuentas debajo de tu integración y conecta cada una de las cuentas bancarias disponibles que utilizas en Jeeves. Al conectar tus cuentas, se te pedirá que te conectes a una cuenta GL existente en tu ERP o que crees una nueva. Si ya has estado utilizando una cuenta en tu ERP para conciliar tus transacciones de Jeeves, selecciónala del menú desplegable "conectar una cuenta GL existente". Si no, selecciona "crear una cuenta GL" y crearemos una nueva GL para que esa cuenta bancaria se concilie con tu ERP después de que nos proporciones el nombre y el número GL que deseas que utilicemos.
Una vez que hayas habilitado las Alimentaciones bancarias y la Sincronización de gastos para todas tus cuentas disponibles, habrás terminado de configurar tu integración de ERP.
Configuración de Contabilidad
1. Importa tus códigos GL, tasas de impuestos y listas de proveedores
Para poder codificar tus transacciones con las cuentas GL, los códigos de impuestos y los proveedores que coinciden correctamente con tu EPR, primero necesitamos crear estas listas. Si ya has conectado tu EPR a través de una integración, importaremos estas listas automáticamente por ti.
Navega a la opción Reglas contables en el menú desplegable del engranaje en la esquina superior derecha de la pantalla. Alternativamente, en la página de Contabilidad, navega al botón "Configurar reglas contables" en la parte superior de la página.
En el submenú en el lado izquierdo de la página de Contabilidad, encontrarás tres pestañas:
⇾ Códigos GL
⇾ Tasas de impuestos
⇾ Proveedores ERPL
Cada pestaña representa una lista que puedes personalizar según lo que quieras tener disponible en tu configuración contable. Tienes dos formas de añadir valores a estas listas:
1) Importar una lista: Descarga nuestra plantilla .csv, rellena tus valores y sube el archivo usando el botón Importar.
2) Añadir manualmente: Usa la interfaz para introducir valores uno por uno.
💡 Consejo: Asegúrate de que los valores de estas listas coincidan con los de tu sistema ERP. Esto garantiza una conciliación más fluida posteriormente.
Después de haber añadido los valores de tu lista, puedes controlar su visibilidad. Si no quieres que un valor aparezca en los menús desplegables, simplemente desactívalo; no se eliminará, solo se ocultará.
2. Revisa tus reglas de asignación
Una vez que todas tus listas de campos contables estén creadas, navega al sub-menú "Reglas de asignación" en el lado izquierdo de la página. Aquí es donde puedes configurar reglas de automatización que simplifican cómo se rellenan los datos en la página de Contabilidad.
Hay dos tipos principales de opciones de mapeo disponibles. La primera es la Asignación de categorías de Jeeves, diseñado específicamente para transacciones con tarjeta. En esta pestaña, puedes asociar los MCC (Códigos de Categoría de Comerciante) de los comerciantes con los que realizas transacciones a un código GL, y cada vez que realices una transacción con un comerciante que caiga dentro de esa categoría de MCC, rellenaremos automáticamente ese código GL por ti en esa transacción en la página de Contabilidad.
La segunda opción de asignación te permite crear reglas basadas en comerciantes o proveedores específicos. Para cada uno, puedes definir qué código GL, tasa de impuestos y proveedor ERP se deben aplicar. Estas asignaciones ayudan a automatizar completamente la pestaña de Contabilidad al rellenar previamente los campos correctos para cada proveedor con el que realizas transacciones.
Si aún no has creado una asignación manualmente para una transacción, el sistema intentará aplicar automáticamente los campos apropiados (como el código GL, la tasa de impuestos o el proveedor ERP) cuando sincronices o exportes una transacción marcada como lista. Esto ayuda a reducir la cantidad de configuración y mantenimiento manual necesario.
Personalización de la página de Contabilidad
Antes de empezar a conciliar transacciones, tómate un momento para personalizar la página de Contabilidad para que coincida con tu flujo de trabajo. Navega a la página de Contabilidad y selecciona el botón Columnas cerca de la parte superior de la página.
Esto abre un menú desplegable que muestra todas las columnas disponibles en la tabla.
⇾ En el lado izquierdo del menú desplegable, puedes arrastrar y reordenar las columnas para priorizar la información que necesitas.
⇾ En el lado derecho, usa los interruptores para mostrar u ocultar columnas según sea necesario.
Estas personalizaciones son únicas para tu perfil de usuario, así que personalízalas según lo que mejor se adapte a tus necesidades personales. Estas personalizaciones también se reflejarán en cualquier exportación que realices, reduciendo la necesidad de formatear manualmente todas las exportaciones que hagas desde la pestaña de Contabilidad.
Ahora que has terminado de configurar y personalizar tu página de Contabilidad según tus necesidades, ¡estás listo para empezar a codificar y conciliar todas tus transacciones de Jeeves!
Cómo contabilizar tus transacciones
Para contabilizar una transacción para la conciliación, primero debes rellenar la información requerida en la línea de la transacción. Normalmente, esto incluye el Proveedor y la Cuenta GL a la que conciliarás.
También hay campos no obligatorios disponibles: Categoría Jeeves, Código de impuestos, Departamento y Ubicación. Puedes rellenarlos según sea necesario. Si has creado asignaciones para estos campos en tu Configuración de contabilidad, se rellenarán automáticamente.
Algunas características útiles a destacar en la página de Contabilidad que puedes usar para preparar tus líneas de transacción incluyen:
- Haz clic y arrastra la tabla, o desplázate, a la izquierda y derecha para ver todos los campos disponibles.
- Usa la Búsqueda en la esquina superior derecha junto a Contabilizar para buscar fácilmente comercios y montos.
- Usa los Filtros en la parte superior izquierda de la tabla para refinar tus transacciones mostradas, incluyendo la visualización de transacciones contabilizadas anteriormente.
- Usa las casillas de verificación en el lado izquierdo de la tabla para seleccionar y editar líneas de transacción en bloque, en lugar de seleccionar los campos individualmente dentro de la tabla.
Una vez que se ingresa la información necesaria, verás el botón "Marcar como listo" en el lado derecho de la tabla. Al hacer clic en él, la transacción se marca como completamente completada y lista para la conciliación.
También puedes marcar varias transacciones como listas a la vez utilizando la barra de herramientas de acciones en bloque, seleccionando las casillas de verificación en el lado izquierdo de la tabla.
Después de que una línea de transacción se marca como Lista, aparecerán dos nuevas opciones debajo del botón Libro en la esquina superior derecha de la página: Sincronizar listas y Exportar listas.
- Sincronización lista (disponible para usuarios integrados): esto iniciará la sincronización con tu ERP conectado, creando el registro de la transacción para ti.
- Exportación lista (disponible para todos los usuarios): esta opción exportará todas las transacciones "Listas" en un archivo .csv llamado nuestra Exportación universal. También cambiará el estado de la línea de transacción a Contabilizada, indicando que la transacción ha sido procesada y ya no necesita ser editada o conciliada.
Nota:
Las opciones "Exportar todo" y "Exportar seleccionados" (que se encuentran en el botón Contabilizar y en la barra de herramientas de acciones en bloque) también exportan líneas de transacción a un archivo .csv, pero no actualizan el estado a Contabilizada y se pueden usar independientemente del estado actual de la transacción.
Un resumen rápido de los pasos necesarios para preparar las transacciones para la conciliación:
- Rellena los campos de información de los ítems de línea: estos se rellenan automáticamente si tienes asignaciones creadas en la Configuración de contabilidad.
- Marca las transacciones rellenadas como Listas para conciliación.
- Elige Sincronización lista o Exportación lista desde el botón Libro para completar el flujo de trabajo y marcar las transacciones como Contabilizadas.