Esta guía te lleva paso a paso por el proceso de creación de tarjetas virtuales y físicas. Ya seas un empleado solicitando una tarjeta o un administrador asignándola, aprenderás cómo configurar una tarjeta y definir sus controles avanzados de gasto.
Crea tus tarjetas
Para empleados: Solicitud de una tarjeta (virtual o física)
Únicamente si tu administrador te ha otorgado permiso para crear una tarjeta, podrás ver la opción de crear tarjeta en tu menú principal. En la mayoría de los casos, el administrador debe asignarte una tarjeta, recibirás un correo informativo y será necesario que la reclames una vez que esta aparezca en tu menú principal. Para tarjetas físicas, será necesario que indiques la dirección de entrega antes de confirmar la solicitud. La tarjeta únicamente será enviada una vez que la dirección sea confirmada.
Si te han otorgado permiso para crear una tarjeta.
- Inicia sesión en tu plataforma.
- Selecciona crear tarjeta.
- Elige el tipo de tarjeta: Virtual or Física.
- Asigna el nombre a la tarjeta para poder identificarla.
- Establece el límite de gasto de la tarjeta.
- Elige el intervalo de gasto en el que podrás utilizar el límite antes establecido.
⇾ Para tarjeta física, ingresa la dirección de entrega y crea un NIP (Recuérdalo ya que con este podrás realizar compras)
⇾ Para tarjeta virtual, revisa los detalles (nombre, límite) y confirma.
El tiempo estimado de entrega puede variar de acuerdo a tu ubicación.
Normalmente, entregas locales tardan de 7 a 10 días hábiles, pero puede tardar hasta 2 semanas en algunas regiones o en envíos internacionales. (No permitidos para Colombia)
Para empleados: Activación de tu tarjeta física
Si te encuentras en Brasil, Colombia, México o Canadá, es necesario que realices la activación de tu tarjeta física ya que la hayas recibido, para esto:
- Inicia sesión en tu plataforma.
- Click Activar Tarjeta.
- Ingresa los últimos cuatro dígitos de la tarjeta para completar la activación.
Para administradores: Creación y asignación de una tarjeta
Con tu rol de administrador, puedes crear y asignar tarjetas físicas y virtuales a usuarios, incluyendo administradores y managers. ( el rol de bookkepper /contador es el único rol que no puede tener tarjetas , en caso de que se requiera se deberá eliminar y agregar nuevamente con cualquiera de los roles existentes)
- Inicia sesión en tu plataforma.
- Selecciona Crear una tarjeta.
- Elige el tipo de tarjeta: Virtual o Física.
- Asigna la tarjeta a un usuario.
- Ingresa un nombre para fácil identificación.
- Establece el límite de gastos.
- Establece el intervalo de gastos.
- Click en Crear tarjeta.
Una vez asignada, el usuario con rol de empleado debe iniciar sesión en su cuenta y reclamar la tarjeta desde su menú principal.
En caso de ser tarjeta física, el usuario con rol de empleado deberá establecer una dirección de entrega antes de que la tarjeta sea enviada.
Intervalos de gasto en tarjetas
Al crear una tarjeta, puedes definir el intervalo de gastos, que indica en cuanto tiempo puedes disponer del límite asignado a la tarjeta:
- Intervalo Diario:
El límite de la tarjeta se reinicia automáticamente al inicio de cada día.
*El reinicio ocurrirá a las 12:00 AM UTC
Ej: Una tarjeta con un límite de $1,000 se reiniciará a $1,000 todos los días, permitiéndote gastar ese monto cada día.
- Intervalo Semanal:
El límite de la tarjeta se reinicia automáticamente al inicio de cada semana.
*El reinicio ocurrirá el domingo a las 12:00 AM UTC
Ej: Una tarjeta con un límite de $1,000 se reiniciará a $1,000 cada semana, permitiéndote gastar ese monto cada semana.
- Intervalo mensual:
El límite de la tarjeta se reinicia automáticamente al inicio de cada mes.
Ej: Una tarjeta con un límite de $1,000 se reiniciará a $1,000 cada mes, permitiéndote gastar ese monto cada mes.
- Intervalo de por vida:
El límite de la tarjeta es fijo hasta que se terminen los fondos, no se reinicia automáticamente.
Ej: Una tarjeta con un límite de $1,000 tendrá disponible $1,000 hasta que se haya utilizado todo ese monto, no importa cuando.
- Fecha de inicio y finalización:
Puede establecer una fecha de inicio y una fecha de finalización para el período de validez de la tarjeta utilizando la función de Controles Avanzados.
*La tarjeta permanecerá activa hasta las 23:59 UTC de la fecha de finalización, después de lo cual todas las transacciones serán rechazadas.
Esta función opcional le permite definir un intervalo de fechas específico para la validez de cada tarjeta.
⇾ Si frecuentemente creas tarjetas con las mismas características, utiliza tarjetas recientes para que los detalles se llenen automáticamente y así puedas ahorrar tiempo.
Límite de gastos por tarjeta
Al crear una tarjeta física o virtual para tus usuarios, será requisito que establezcas un límite de gastos. Posteriormente es posible que ajustes este límite con base en la evolución de sus requerimientos.
Para personalizar el límite de gasto por tarjeta:
- Inicia sesión y ve a la sección de Tarjetas.
- Utiliza los filtros para ubicar la tarjeta específica que quieres editar.
- Click en la tarjeta para desplegar el menú lateral con los detalles de la tarjeta.
- Desplázate a la parte inferior para encontrar:
⇾ (Intervalo) Límite de gasto - Click en el límite de gasto actual para editarlo.
- Recuerda dar click en Guardar cambios para aplicarlos.
Solicitudes y aprobaciones de límite de gasto de tarjetas
Si necesitas aumentar el límite de gasto de una tarjeta, ahora puedes solicitar el cambio directamente desde la plataforma.
Cómo solicitar un cambio en el límite de gasto
- En la pestaña Tarjetas, localiza la tarjeta que deseas actualizar
- En Acciones, abre Límite de gasto
- Ingresa el nuevo monto del límite de gasto
- Elige si el cambio será temporal o permanente
- Agrega un motivo para la solicitud (opcional)
Guarda los cambios para enviar la solicitud al administrador de tu empresa
Cómo aprobar o rechazar una solicitud (Administradores)
Revisa el panel para ver la notificación de que hay una solicitud pendiente
- Ve a la pestaña Bandeja de entrada
- En la sección Solicitudes de tarjetas, abre la solicitud de límite de gasto
- Revisa los detalles y elige aprobar o rechazar
Si se aprueba, el nuevo límite de gasto se aplica automáticamente
Controles avanzados de tarjeta
Límite de gasto temporal
Si necesitas incrementar de manera temporal el límite de gasto de una tarjeta por un periodo específico, puedes establecer un Límite de gasto temporal. Esto te va a permitir incrementar tu gasto durante eventos o circunstancias especiales y el límite automáticamente se revertirá al original, una vez que pase el tiempo especificado.
- Inicia sesión en tu cuenta y dirígete a la pestaña de Tarjetas.
- Utiliza los filtros para localizar la tarjeta específica que quieres editar.
- Click en la tarjeta para desplegar el menú lateral con los detalles de la tarjeta.
- Desplázate a la parte inferior para encontrar:
⇾ (Intervalo) Límite de gasto temporal
Click en Agregar para definir el parámetro:
⇾ Límite de gasto: El nuevo límite que estará activo únicamente por el periodo de tiempo que se defina.
⇾ Frecuencia: Intervalo por el límite temporal.
⇾ Fecha de inicio: Cuándo iniciará el nuevo límite.
⇾ Fecha final: Cuando expirará el nuevo límite.
Controles por categoría de comercio
Los controles por categoría de comercio son una función avanzada de las tarjetas que te permite restringir el gasto a tipos específicos de comercios. Estos controles son opcionales y pueden configurarse durante el paso final del proceso de creación de la tarjeta o actualizarse en cualquier momento desde el panel de control.
Al configurar los controles por categoría de comercio, tendrás tres opciones:
⇾ Selección única.
⇾ Lista predefinida.
⇾ Sin control por categoría.
Selección única
Esta opción te permite elegir manualmente las categorías de comercio para una sola tarjeta. Puedes configurarla de dos maneras:
- Permitir lista de categorías: Selecciona una o más categorías que quieras permitir. Las transacciones solo se aprobarán en estas categorías. Todas las demás categorías serán bloqueadas.
- Bloquear categorías: Selecciona una o más categorías que quieras bloquear. Las transacciones en estas categorías serán rechazadas, mientras que todas las demás permanecerán disponibles.
Después de seleccionar tu preferencia, se te mostrará una lista de categorías de comercio para elegir.
Lista predefinida
Si necesitas aplicar las mismas restricciones de categoría a varias tarjetas o utilizarlas con frecuencia, puedes crear una lista predefinida. Para hacerlo:
⇾ Selecciona una lista predefinida existente, o
⇾ Haz clic en + Crear nueva lista de categorías de comercio. Se te pedirá que completes:
- Nombre de la política: Asigna un nombre claro a la lista (por ejemplo, “Política de viajes”).
- Tipo de política: Elige el tipo de política.
- Categorías: Selecciona todas las categorías de comercio que correspondan.
Ejemplo: Si quieres que los empleados que viajan por negocios solo puedan gastar en vuelos, alojamiento, restaurantes y transporte, puedes crear una Política de viajes que permita:
- Boletos de avión
- Hospedaje y alojamiento
- Comidas y entretenimiento
- Servicios de transporte
Esta política podrá aplicarse cada vez que emitas nuevas tarjetas para empleados con fines de viaje.
Aplicar una lista predefinida a varias tarjetas
Para aplicar una lista predefinida existente a varias tarjetas:
- Ve a Configuración → Políticas y aprobaciones → Política de control por categoría de comercio.
- Ubica la política que quieres aplicar.
- En el lado derecho, haz clic en Asociación masiva.
- Selecciona las tarjetas a las que deseas aplicar la política y guarda los cambios.
La política seleccionada se aplicará ahora a todas las tarjetas elegidas.
Editar los controles por categoría de comercio
Después de configurar tus controles por categoría de comercio preferidos, puedes revisarlos o modificarlos en cualquier momento:
- Ve a la pestaña Tarjetas en tu panel de control.
- Selecciona la tarjeta que deseas actualizar.
- Desplázate hasta la sección Categorías de comercio permitidas.
- Haz clic en Editar.
Desde aquí puedes agregar nuevas categorías para ampliar dónde puede usarse la tarjeta, cambiar las selecciones existentes para ajustar las categorías permitidas o bloqueadas, o eliminar categorías que ya no sean necesarias.
Si encuentras algún problema o tienes más preguntas, por favor contacta a nuestro equipo de soporte.