La nueva pestaña de Contabilidad está diseñada para apoyar y permitir completamente a tu contador automatizar todas las actividades de conciliación en una sección dedicada.
Esta nueva pestaña se puede usar con o sin la conexión de tu software de contabilidad. Sin embargo, para aprovechar al máximo esta función, es mejor conectarse al ERP. Como usuario conectado, podrás sincronizar y exportar transacciones de la empresa, mientras que los usuarios no conectados solo pueden exportarlas.
Hay muchas características notables en la pestaña de Contabilidad; veámoslas a continuación.
Configurar Reglas Contables
Ubicada en la opción Configuración, la opción Configuración de contabilidad te permite administrar varios campos, como Cuentas GL, Tasas de Impuestos y Categorías de Seguimiento para su selección en la Tabla de contabilidad. También te permite crear reglas que aplican automáticamente estas selecciones de campo a nuevas líneas según los detalles de cada línea. Configurar estas opciones te ahorrará una cantidad significativa de tiempo y esfuerzo.
⇾ Códigos GL
El primer paso en el proceso de automatización es seleccionar qué códigos GL estarán disponibles en los menús desplegables de mapeo y campo. Cualquier cuenta GL que no deba ser seleccionable en la pestaña de Contabilidad debe desactivarse en esta etapa.
Los usuarios conectados a un ERP verán su General Ledger llenado automáticamente, e importado directamente de su ERP. Los usuarios no conectados pueden ingresar manualmente sus cuentas GL o importarlas a través de un archivo .csv
⇾ Tasas fiscales
Similar a la selección de códigos GL, las Tasas de Impuestos también estarán disponibles en los menús desplegables de mapeo y campo. Cualquier Tasa de Impuestos que no deba ser seleccionable en la pestaña de Contabilidad debe desactivarse en esta etapa.
Los usuarios conectados a un ERP verán sus Tasas de Impuestos llenadas automáticamente, e importadas directamente de su ERP. Los usuarios no conectados pueden ingresar manualmente sus cuentas GL o importarlas a través de un archivo .csv
⇾ Proveedores EPR
Disponible para aquellos que no tienen un ERP conectado, esta pestaña permite a los usuarios cargar su lista de Proveedores desde su ERP para que la coincidencia exacta se pueda realizar más fácilmente al exportar desde la pestaña de Contabilidad y cargar ese .csv a su ERP. Los usuarios pueden ingresar manualmente sus cuentas GL o importarlas a través de un archivo .csv
⇾ Reglas de asignación
La pestaña Reglas de Asignación permite a los usuarios asociar categorías de comerciantes con cuentas GL específicas. Cuando se añade una nueva línea en la pestaña de Contabilidad, Jeeves utilizará la clasificación comercial del comerciante para poblar la columna Categoría Jeeves. Si se ha asignado una cuenta GL a esa categoría de comerciante en la pestaña de Reglas de Asignación de Categorías, la cuenta GL correspondiente se rellenará automáticamente para el usuario en esa línea.
⇾ Comerciantes / Proveedor
Aunque el Mapeo de Categorías gestionará la mayoría de los mapeos con precisión, ciertos proveedores pueden requerir mapeos personalizados. La pestaña Mapeo de Comerciante/Proveedor permite a los usuarios establecer mapeos personalizados para proveedores específicos, lo que anulará cualquier mapeo de categoría existente.
Los usuarios tendrán la capacidad de mapear un Proveedor ERP, una Cuenta GL y un Código de Impuestos por comerciante/proveedor, haciendo que estos valores se rellenen automáticamente cada vez que se realice una transacción. Además, estos mapeos se rellenarán automáticamente para cualquier valor no mapeado cuando un usuario sincronice o exporte una línea de transacción con esta información, lo que significa menos tareas de mapeo manual para los usuarios.
Buscar & Filtrar
Hay una barra de búsqueda en la parte superior de la tabla que buscará coincidencias parciales en las columnas de Comerciante/Proveedor.
Los filtros disponibles incluyen un filtro de fecha con opciones de filtro rápido, Categorías Jeeves, Comerciantes/Proveedores y Códigos GL.
Preparar y Sincronizar con el EPR
Un botón desplegable llamado Libro se encuentra en la parte superior derecha de la tabla, lo que te permite sincronizar las transacciones seleccionadas con tu ERP conectado. Este desplegable contendrá tres opciones: Sincronizar listas, Exportar listas y Exportar todo. Cada opción mostrará el número de líneas de transacción a las que se aplica a su lado.
Una vez sincronizadas o exportadas desde el desplegable Libro, las líneas de transacción se actualizarán al estado de "Contabilizadas" y se filtrarán de la vista de la tabla de Contabilidad.
Los usuarios pueden ver las transacciones previamente contabilizadas activando el filtro Mostrar transacciones contabilizadas. La opción Exportar todo no actualizará el estado de la transacción a Contabilizadas.
Barra de Herramientas de Acciones Masivas
En el lado izquierdo de la tabla de Contabilidad, verás casillas de verificación junto a cada línea de transacción. Al seleccionar una o más de estas casillas de verificación, aparecerá la Barra de herramientas de acciones masivas en la parte inferior de la página. La barra de herramientas mostrará cuántas líneas están seleccionadas, junto con algunas acciones masivas que se pueden realizar en las líneas seleccionadas. Estas acciones son: Edición masiva, Marcar como listo y Exportar. También mostrarán el número de líneas a las que se aplica cada acción.
⇾ Edición masiva abrirá una ventana emergente que permitirá a los usuarios seleccionar campos editables para todas las líneas seleccionadas. Realiza las selecciones en los campos que deseas actualizar y selecciona Guardar. Esas selecciones se reflejarán para todas las líneas seleccionadas en la tabla de Contabilidad.
⇾ Marcar como listo marcará todas las líneas seleccionadas como Listas para ser Contabilizadas, siempre que tengan los campos obligatorios requeridos rellenados, lo que permitirá que se preparen.
⇾ Exportar exportará un archivo .csv con la información de todas las líneas seleccionadas. Esta acción no actualizará el estado de las líneas seleccionadas, y también se puede realizar en líneas previamente contabilizadas.
Exportación de Archivos
Puedes exportar el archivo como .csv, y reflejará la misma información contenida en la tabla de contabilidad. También incluirá información adicional como ID y ExportadoPor. Puedes importar el archivo en el ERP de tu elección como un nuevo registro de transacción.
Historial de Sincronización y Exportación
La pestaña Historial proporciona un registro de actividad de todas las acciones de sincronización y exportación realizadas en esta página, lo que te permite rastrear cambios, revisar acciones pasadas, verificar la integridad de los datos y solucionar discrepancias.
Estado de Alimentación Bancaria
Las Alimentaciones bancarias actualmente solo están disponibles para NetSuite y Xero, sin embargo, pronto estarán disponibles también para QuickBooks.
Si te has conectado a un EPR, habrá una columna de Estado de Alimentación Bancaria en el lado derecho de la tabla, junto al estado de sincronización, que indica si las transacciones están esperando para sincronizarse con la Alimentación Bancaria, o si ya se han sincronizado. Las transacciones que esperan sincronizarse tendrán un símbolo de temporizador naranja, mientras que las transacciones sincronizadas tendrán una marca de verificación verde. Si una línea de transacción no se sincroniza, se marcará con un icono rojo y se volverá a intentar la sincronización la próxima vez que se inicie una sincronización.
La Alimentación Bancaria se sincronizará automáticamente con tu ERP en segundo plano una vez cada 60 minutos.
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