Sabemos lo difícil que puede ser gestionar los gastos de tus empleados globalmente y al mismo tiempo garantizar el cumplimiento de las políticas locales. Por esta razón te presentamos la nueva función llamada Políticas y Aprobaciones. Esta herramienta está diseñada para solucionar y agilizar la gestión de equipos internacionales.
Con esta nueva herramienta, los administradores tienen ahora la posibilidad de:
1. Solicitar o recolectar recibos, notas y facturas de ciertas compras
- Los administradores pueden solicitar recibos y notas para las compras que se realicen con Las tarjetas de crédito y que superen determinados importes
- Los administradores también pueden solicitar facturas y notas para las transferencias que se realicen con Jeeves Pay y que superen determinados importes
Una vez que hayas activado la política de gastos y definido los importes, aparecerá la siguiente notificación en el próximo pago con tarjeta o a proveedor:
⇾ Pago con tarjeta: Se requiere recibo y nota para esta transacción
⇾ Pago a proveedor: Se requiere factura para pagos superiores al "importe definido"
2. Seguimiento de los gastos de tu empresa
Las transacciones que requieran atención se marcarán en la sección Necesita atención de la plataforma hasta que se proporcione la documentación (recibo, nota o factura) necesaria. Esto permite a los equipos financieros realizar un seguimiento eficaz de las transacciones que requieren recibos o notas.
3. Recordatorios para solicitarle a un colaborador que ingrese los documentos faltantes
Si hay un cargo que necesite de un recibo, nota o factura, podrás verlo en la sección Necesita atención del panel de control, mientras que el colaborador que haya realizado esa compra recibirá un correo electrónico recordándole que debe cargar o subir la información solicitada. El correo electrónico incluirá un enlace único, que les permitirá cargar la documentación necesaria de forma directa, eliminando la necesidad de iniciar sesión o seguir un proceso complejo.
Funciones Adicionales
- Los administradores y gerentes pueden ver fácilmente las transacciones de los miembros del equipo que requieren atención y enviar recordatorios por correo electrónico con un solo clic para garantizar su cumplimiento.
- Los administradores y gerentes recibirán semanalmente un resumen por correo electrónico de las transacciones que requieren atención.
- Los administradores y gerentes pueden explicar los motivos de la falta de recibos, como la pérdida del recibo o el hecho de que la empresa no lo haya proporcionado.
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