Bienvenido a nuestra guía sobre el uso de Jeeves Pay: una solución de pago diseñada para empresas. Si eres nuevo en Jeeves Pay o si buscas más información, este artículo te proporcionará una descripción general de sus características y principales funciones.
Activar Jeeves Pay Credit
Los clientes que cuentan con línea de crédito ahora pueden activar los pagos de Jeeves Pay con crédito directamente desde el Menú Principal en su plataforma Jeeves, sin necesidad de contactar con algún asesor, sin papeleo o sin procesos de larga duración.
Instantáneamente verás el contrato en tu plataforma, generado automáticamente con la tasa de interés personalizada y una vez firmes el contrato, tendrás pagos activados.
Si su empresa tiene una línea de crédito activa con Jeeves y deseas utilizarla para realizar transferencias con Jeeves Pay, siendo usuario con rol de administrador, encontrarás un mensaje en la pantalla de inicio de tu plataforma, donde podrás ver las condiciones de su oferta de Jeeves Pay (incluida la tasa personalizada).
Si eres el representante legal de la empresa, podrás aceptarlo de una vez, si no, podrás notificar al representante legal desde la plataforma para que este entre a firmar el contrato. En caso de que seas administrador y no veas el mensaje, por favor ponte en contacto con nuestro equipo de Servicio al Cliente.
Una vez activada esta función en su cuenta, el representante legal de la empresa, recibirá un correo electrónico solicitando su consentimiento a través de una firma al contrato que le enviaremos adjunto. Una vez otorgado el consentimiento su línea de crédito podrá utilizarse para:
- Pagar a proveedores, contratistas y empleados
- Incrementar tu liquidez financiando tus gastos operativos
- Beneficiarse de pagos de pago extendido hasta 37 días
- Disfrutar de tu tasa de interés mensual
Antes de continuar, por favor asegúrate de revisar y aceptar los Términos y Condiciones. Para ello, puedes abrir el acuerdo, haciendo click en el enlace proporcionado durante el proceso de configuración, también tendrás la opción de descargarlo.
Nota: Solo el representante legal de su empresa puede aceptar los Términos y activar los pagos con crédito a través de Jeeves Pay.
Opciones de Status para las facturas del SAT
Al gestionar facturas vinculadas al SAT, puedes marcarlas como "Pagadas" y especificar cómo se realizó el pago. Puedes elegir entre opciones predefinidas como Jeeves Pay o Jeeves Card o también puedes poner una etiqueta personalizada (ej. nombre del banco o alguna referencia).
También puedes elegir "Mover a pagos", lo que hará que se genere un borrador de pago en la pestaña de Jeeves Pay.
Estas herramientas ayudan a mejorar el registro, la conciliación, orden y claridad general del seguimiento de los pagos.
Primeros pasos: Agrega a tu proveedor
Antes de enviar un pago a tu proveedor, deberás crear un perfil de proveedor siguiendo estos pasos:
- Ve a la sección de Pagos
- Selecciona la opción Administrar proveedores > Agregar nuevo proveedor
- Elige entre un perfil comercial o personal
- Selecciona el país del proveedor y la divisa de la cuenta
- Elige el método de pago
- Agrega los detalles de la cuenta bancaria y la información de contacto (opcional para proveedores locales, solo obligatoria para proveedores internacionales por políticas de cumplimiento)
- Revisa la información y haz clic en Crear proveedor para generar el perfil
Editar perfiles de proveedores existentes
Actualizar los perfiles de proveedores existentes es rápido y sencillo. Para realizar cambios en un proveedor sigue estos pasos:
- Ve a la sección de Pagos
- Selecciona Administrar proveedores >Ver todo
- Selecciona al proveedor que deseas modificar
- Del lado derecho encontrarás la opción para editar los detalles del proveedor o el método de pago (aquí también podrás agregar otras opciones de pago si el país de destino lo soporta; por ejemplo: Pagar por PIX o TED en Brasil.
Asigna a tus aprobadores de pagos
Si necesitas que tus pagos sean aprobados antes de enviarse, puedes asignar aprobadores de pagos dentro de la sección Políticas y Aprobaciones. Para crear un flujo de aprobación sigue estos sencillos pasos:
- Da clic en el símbolo ⚙ Configuración > Políticas y aprobaciones
- Desliza hacia abajo y selecciona la opción Agregar un nivel de autorización en la sección titulada Aprobación de Jeeves Pay
- Crea un nuevo flujo de aprobación, agregando un título, un requisito de pago mínimo y sus aprobadores
- Agrega aprobadores de respaldo si lo necesitas
- Da clic en Guardar para generar tu flujo de aprobación
Envío de pagos con Jeeves Pay
Para enviar un pago a tu proveedor, sigue estos sencillos pasos:
- Inicia sesión en tu cuenta y ve a la sección Pagos
- Puedes enviar un pago único o un pago masivo a cualquiera de los proveedores que ya tienes creados
- Para enviar un pago único, selecciona Crear un pago > Crear un nuevo pago.
Alternativamente, puedes crear un pago a partir de sus facturas - Llena el formulario con toda la información de pago requerida
- Puedes elegir la fecha de pago; programando pago para fecha futura
-
Selecciona la cuenta de la cual quieres enviar fondos:
→ Puedes elegir usar tu línea de crédito
→ Puedes elegir una de tus cuentas con fondos propios en MXN o USD.
- Llena el formulario con toda la información de pago requerida
- Revisa los detalles de pago y haz clic en Enviar Pago, Programar Pago o Solicitar aprobación según sea el caso
Crear o enviar pagos masivos
Puedes enviar varios pagos a la vez utilizando la función de pago masivo. Antes de enviar un pago masivo, debes asegurarte de crear un perfil de proveedor para cada destinatario.
Para enviar un pago masivo sigue estos sencillos pasos:
- Ve a la sección Pagos en tu plataforma
- Haz clic en la opción Crea un pago masivo
- Descarga la plantilla de pago de acuerdo a la divisa que vas a utilizar
- Completa la plantilla y cárgala nuevamente en la plataforma
- Selecciona la cuenta desde la cuál enviarás los fondos
- Asigna un nombre a tu pago y escribe el concepto
- Haz clic en Continuar y revisa tu resumen de pago
- Haz clic en Pagar para enviar tus pagos
- Si tienes configurados flujos de aprobación, los pagos se enviarán para su aprobación
Estos pagos aparecerán con status Procesando y se enviarán en la fecha de pago programada.
También puedes crear pagos masivos sin necesidad de descargar y volver a cargar la plantilla; editando el archivo de pagos desde la plataforma Jeeves. También, puedes cargar la plantilla aunque esté en proceso y trabajarla directamente con el editor en línea; agregando, eliminando pagos, editar información de pagos - monto, motivo, método de pago, etc - Solo no se puede editar la información del proveedor, este ya debe estar creado en Jeeves.
¿Los flujos de aprobación funcionan para pagos masivos?
¡Sí! Tu política de aprobación de pagos también se aplica a tus pagos masivos. Si un pago necesita aprobación, se le asignará automáticamente el estatus Necesita aprobación y aparecerá en la cuenta de los aprobadores.
Al igual que los pagos individuales, los pagos deben aprobarse antes de la fecha de pago programada o no se enviarán y se guardarán en la carpeta de No pagado
Crear pagos a partir de facturas
Hay dos formas de registrar tus facturas en Jeeves:
- Puedes agregar facturas directamente a tu página Jeeves Pay haciendo que tu equipo las envíe a facturas@tryjeeves.com.
1. Desde una dirección de correo electrónico asignada a un usuario de Jeeves, envía un correo electrónico a facturas@tryjeeves.com
2. Adjunta la versión PDF de la factura
3. Una vez enviada, revisaremos la factura y posteriormente estará disponible para pago en la sección No pagado de la sección Pagos de tu plataforma
- Además de enviar tus facturas por correo electrónico, también puedes arrastrar y soltar tus facturas para crear un borrador de pago precargado en el momento de la creación del pago.
1. Ve a la sección Pagos y selecciona la opción Crear un pago
2. Arrastra y suelta tu factura
3. La factura se convertirá en un borrador de pago que podrás ver, editar o descartar
¿Cuáles son los diferentes estados de procesamiento de pagos?
Cuando usas Jeeves Pay, puedes encontrar diferentes estados de procesamiento de pagos que indican el progreso y el resultado de tu pago. Estos son los cuatro estados de procesamiento de pagos:
-
En curso: Este estado indica que el procesamiento del pago ha sido iniciado por el banco asociado. Significa que el pago se está procesando y se completará pronto. Ten en cuenta que el tiempo de procesamiento puede variar dependiendo de varios factores.
-
Completado: Cuando el estado de un pago está marcado como "Completado" significa que el pago se procesó exitosamente y fue recibido por el banco destinatario. Sin embargo, es importante tener en cuenta que el pago puede tardar algunas horas en depositarse en la cuenta bancaria del proveedor. El tiempo de depósito puede depender de las políticas y procedimientos del banco receptor.
- Fallido: Generalmente cuando un pago falla, se debe a que la información de la cuenta del destinatario es incorrecta o al cierre de la cuenta del destinatario. Cuando un pago falla, no se puede procesar exitosamente. En tales casos, se procesa un reembolso en tu cuenta por el monto de la transacción. Esto garantiza que los fondos se devuelvan al remitente.
Pagos locales y límites de transacción
Jeeves Pay funciona en redes de pago locales de más de 90 países, lo que le permite enviar pagos cómodamente a sus proveedores en todo el mundo. Sin embargo, es importante tener en cuenta que, según el país específico al que envíe fondos, es posible que existan límites de transacción.
Si necesitas una excepción a los límites de transacción de tu cuenta, nuestro equipo puede trabajar con nuestro banco asociado para explorar posibilidades de aumentar tus límites.
Para solicitar una exención del límite de transacciones comuníquese con nuestra área de soporte. Estaremos encantados de ayudarle y guiarte a través del proceso de solicitud de una exención.
Mejoras del SAT para clientes Mexicanos
Jeeves Pay ofrece herramientas integradas para simplificar la creación de proveedores y dar seguimiento al proceso de facturación para empresas en México, utilizando datos del sistema SAT.
Creación de proveedores SPEI con datos del SAT
Pueden crear fácilmente proveedores locales SPEI, seleccionándolos de una lista de proveedores ya registrados en su sistema SAT o dando click en el botón "Crear Proveedor".
Como primer paso, Jeeves Pay muestra automáticamente los nombre de los proveedores y su RFC, por lo que no será necesario ingresar todos los datos manualmente. Para completar la configuración:
- Click en el proveedor
- Ingresa el número CLABE (o número de cuenta)
- Selecciona el banco al que pertenece la cuenta
- Da click en guardar
Esto agiliza el proceso de creación de proveedores, reduciendo el tiempo para registrarlos.
Nota: Al iniciar hay una barra de búsqueda, donde podrás buscar al proveedor entre la lista total de proveedores (del SAT o registrados en Jeeves), puedes buscar por nombre, CLABE o RFC.
Crea pagos a partir de facturas del SAT
Si tienes activa la conexión con SAT, puedes realizar un pago con Jeeves Pay simplemente seleccionando cuál es la factura que deseas pagar.
- Click en la pestaña de Pagos
- Click en pagar una factura del SAT
- Buscar y elegir la factura que deseas pagar
- Seguir con el proceso, la información estará auto-llenada