Jeeves ofrece dos maneras de invitar usuarios a la plataforma: de forma individual o en grupo. Este artículo te guiará a través de ambos métodos.
Cómo invitar a un usuario
Para invitar a un solo usuario, sigue estos sencillos pasos:
1. Inicia sesión en tu cuenta de Jeeves y ve a tu panel para seleccionar la pestaña Equipos.
2. En la sección Equipos, selecciona la opción Agregar nuevo miembro del equipo.
3. Selecciona el rol que deseas asignar al nuevo miembro del equipo:
- Administrador: Este rol tiene acceso completo a todos los productos, la gestión del equipo, integraciones y configuraciones de seguridad
- Gestor de gastos de tarjetas: Este rol puede gestionar un departamento, invitar usuarios, crear tarjetas y ser configurado como aprobador para ver y aprobar gastos de otros usuarios
- Empleado: Este rol tiene acceso limitado a sus tarjetas y actividad de gastos
- Contador: Este rol tiene acceso a integraciones y actividad, pero no tiene acceso a una tarjeta ni la capacidad de gastar
4. Se te pedirá ingresar los siguientes datos del usuario:
- Correo electrónico
- Departamento
- Ubicación
- Aprobador
5. Si lo deseas, puedes designar al usuario como aprobador, permitiéndole revisar y aprobar gastos. Este paso es opcional y puede omitirse si no aplica. También ver: ¿Qué puede hacer el aprobador?
6. Asigna tarjetas al usuario. Una vez que sea invitado, podrá reclamar estas tarjetas desde su panel.
Siguiendo estos pasos, puedes invitar fácilmente a un solo usuario a unirse a la plataforma de Jeeves. Si tienes varios usuarios que deseas invitar, ofrecemos métodos alternativos que agilizan el proceso.
¿Cómo invitar a usuarios de forma masiva?
En Jeeves entendemos que invitar a varios usuarios a unirse a nuestra plataforma puede llevar tiempo. Por eso hemos introducido una práctica función de invitación masiva. Para invitar usuarios en masa, simplemente sigue los pasos a continuación:
Inicia sesión en tu cuenta de Jeeves y dirígete a tu panel de control. Desde allí, selecciona la pestaña “Cambios masivos”.
Esto te pedirá seleccionar un archivo CSV para descargar. El archivo CSV te permite realizar las actualizaciones necesarias para múltiples usuarios y volver a cargarlo en el sistema para aplicar los cambios. A continuación se muestran las dos opciones disponibles dentro del archivo CSV:
Actualizar usuarios existentes: Esta opción es útil cuando necesitas modificar atributos para varios usuarios simultáneamente, como sus roles, departamentos o ubicaciones. Simplemente selecciona la casilla junto a los usuarios que deseas modificar y especifica los atributos actualizados.
Invitar nuevos usuarios: Esta opción te permite ingresar directamente las direcciones de correo electrónico, roles, opciones de aprobador y ubicaciones en el archivo CSV. Después de cargar el archivo, los usuarios invitados serán añadidos a la plataforma de inmediato.
Una vez que hayas realizado las actualizaciones necesarias en tu archivo CSV, simplemente guárdalo y súbelo a nuestra función de carga masiva.
A partir de ahí, nosotros nos encargamos del resto del proceso. En caso de que se detecten errores en tu archivo, te proporcionaremos comentarios directamente en el mismo CSV, permitiéndote hacer las correcciones necesarias.
Es importante destacar que, aunque la función de carga masiva es excelente para invitar a muchos usuarios simultáneamente, no incluye la opción de asignar tarjetas. Si cuentas con un sistema HRIS, normalmente puedes exportar los datos relevantes y hacer pequeñas modificaciones para que cumplan nuestros requisitos.
Si encuentras algún problema o tienes más preguntas, no dudes en comunicarte con nuestro equipo de soporte. ¡Estamos aquí para ayudarte!